Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?Het kantoor NOTALEX, notarissen verwerkt persoonsgegevens in het kader van zijn activiteiten. NOTALEX, notarissen, gevestigd te Kroonlaan 145F, 1050 Brussel, met ondernemingsnummer 1024.799.060, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen het kantoor worden verwerkt (hierna "het kantoor"). De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke of rechtspersoon die het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.Het kantoor hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met bijzondere zorg en op een volstrekt transparante manier te beschermen en te verwerken, met strikte naleving van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna "AVG") en de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen (hierna de "Gedragscode").Overeenkomstig de AVG en de Gedragscode heeft het kantoor een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot vzw. De functionaris voor gegevensbescherming kan gecontacteerd worden via het volgende e-mailadres: info@privanot.be, of per brief op het volgende adres: Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.Met dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens willen wij u meer uitleg geven over de manier waarop wij de persoonsgegevens die wij bewaren, verwerken. In dit beleid vindt u het antwoord op de volgende vragen:

✔ Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?✔ Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?✔ Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?✔ Welke persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt?✔ Wat zijn de informatiebronnen? ✔ Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?✔ Wie zijn de verwerkers van het kantoor?✔ Zullen uw persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?✔ Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?✔ Hoe worden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?✔ Hoe worden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?✔ Wat zijn uw rechten?

Gelieve er nota van te nemen dat de informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van interne medewerkers in het kader van human resources is opgenomen in het arbeidsreglement van het kantoor. De informatie met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van externe medewerkers in het kader van human resources is opgenomen in specifieke documenten, zoals dienstverleningsovereenkomsten of algemene beleidsdocumenten van het kantoor.2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?Doeleinden - Het kantoor verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met als voornaamste doel de rechtszekerheid te waarborgen van de rechtshandelingen waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, alsook voor het beheer van de aan de notaris toevertrouwde dossiers.Daarnaast zijn de verwerkingen noodzakelijk voor het uitvoeren van andere belangrijke taken en doelstellingen, namelijk:

- het beheer van de dossiers van het kantoor, met inbegrip van de verwerkingen die worden uitgevoerd vóór en na de verlijding van een authentieke akte, zoals de noodzakelijke opzoekingen en verificaties, alsook elke andere verwerking die vereist is om de plichten van de notaris als openbaar ambtenaar en de door de burgers toevertrouwde opdrachten te vervullen;- administratief beheer en opvolging van de dossiers van de burgers, met inbegrip van facturatie en boekhouding;- het uitvoeren van de nodige controles en verificaties in het kader van de wetgeving inzake de bestrijding van het witwassen van geld;- het verzekeren van de veiligheid van de gebouwen, goederen, personeelsleden en bezoekers door middel van camerabewaking;- het optimaliseren van de navigatie op de website door middel van cookies;

3. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?Rechtmatigheid - De verwerkingen van persoonsgegevens die door de notaris worden uitgevoerd, worden als rechtmatig beschouwd voor zover zij, in de meeste gevallen, noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de notaris rust, of noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang waarmee de notaris die met het dossier binnen het kantoor is belast, is bekleed.De verwerkingen van persoonsgegevens worden door het kantoor onder meer, niet-limitatief, uitgevoerd op basis van de volgende wetgeving:

- de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt;- de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

Daarnaast kan de rechtmatigheid van de verwerking ook gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals in het geval van het verbeteren van de klanttevredenheid of het beveiligen van het kantoor door middel van een bewakingscamera.Tot slot kan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer niet-functionele cookies worden gebruikt op de website van het kantoor.4. Welke persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt?Naargelang de diensten waarop u een beroep doet, kan het kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken:

- identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, geboorteplaats en -datum, enz.);- contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);- economische en financiële gegevens (bankrekeningnummer, enz.);- gegevens met betrekking tot de handelingsbekwaamheid;- gegevens met betrekking tot de beroepsactiviteit;- gegevens met betrekking tot de binnen het kantoor verleden akten;- gegevens met betrekking tot de gezinssamenstelling, sociale, fiscale of andere gegevens die de notaris bij de officiële bronnen en de betrokken administraties over u moet inwinnen;- gegevens die voortvloeien uit de AML-onderzoeksplicht, zoals de nationale en internationale lijsten van financiële sancties, de PEP-status, negatieve informatie afkomstig van openbare bronnen met betrekking tot onderliggende misdrijven van het witwassen van geld, landen met een hoog AML-risico of die als belastingparadijs worden beschouwd, gerechtelijke gegevens.

5. Wat zijn de informatiebronnen?Als openbaar ambtenaar dient de notaris, voor de uitoefening van zijn activiteiten, persoonsgegevens over u te verzamelen en te gebruiken.De persoonsgegevens die op u betrekking hebben, zijn afkomstig van:

- de AML-screeningtool van de Nationale Kamer van notarissen;- uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger;- authentieke gegevensbronnen die strikt geregeld zijn door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfrechtregister, het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijksovereenkomsten, enz.;- officiële instanties die gemachtigd zijn om in het kader van hun openbare functie gegevens aan notarissen te verstrekken;

6. Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?De door het kantoor verwerkte persoonsgegevens kunnen, naargelang de context van de verwerking, worden meegedeeld aan derden ("ontvangers"), en meer bepaald:

- aan de wettelijk gemachtigde partners, zoals overheidsdiensten en notariële instellingen, voor de bewaring van de afschriften van akten en hun metadata in het kader van de elektronische registratie, en voor de inschrijving van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijv. het Centraal Register van Huwelijksovereenkomsten, het Centraal Register van Lastgevingsovereenkomsten, het Centraal register van verklaringen betreffende de aanwijzing van een bewindvoerder of vertrouwenspersoon, enz.);- aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw, wat betreft de gegevens met betrekking tot onroerende goederen, teneinde deze te registreren in een notariële databank die tot doel heeft statistieken te genereren en notarissen in staat te stellen de waarde van onroerende goederen te schatten in het kader van de uitoefening van hun functie;- aan de Provinciale Kamer van notarissen waaronder uw dossier ressorteert en/of de Nationale Kamer van notarissen (bijv. in het kader van hun bevoegdheden inzake boekhoudkundige controle of in het kader van de voorkoming en bestrijding van het witwassen van geld);- aan de andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn (bijv. in het kader van een akte van verkoop van onroerend goed);- aan het Rijksarchief voor de bewaring van de dossiers, minuten en testamenten;- aan de banken die bij uw dossier betrokken zijn;- aan de accountant/belastingconsulent die de boekhouding van het kantoor voert;- aan de verwerkers voor het beheer en de continuïteit van het kantoor, zoals de softwareleveranciers voor het opstellen van de akten;- aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI), bijvoorbeeld in het kader van de voorkoming en bestrijding van het witwassen van geld;- aan de gerechtelijke autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van de voorkoming en bestrijding van het witwassen van geld;- aan de autoriteiten die betrokken zijn bij de nationale en internationale samenwerking in het kader van de voorkoming en bestrijding van het witwassen van geld.

7. Wie zijn de verwerkers van het kantoor?Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan dat persoonsgegevens verwerkt voor rekening van het kantoor.Het kantoor doet onder meer een beroep op de volgende categorieën van verwerkers:

- leverancier van hardware;- softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor het dossierbeheer en de boekhouding;- leverancier van de server/back-up;- leverancier van diensten voor de vernietiging van papieren documenten;- consultant of externe medewerker;

8. Zullen uw persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?In principe worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna "EER").Indien uw persoonsgegevens toch zouden worden doorgegeven naar landen buiten de EER, en de Europese Commissie van oordeel is dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen passend beschermingsniveau biedt, zal het kantoor ernaar streven uw persoonsgegevens te beschermen door bijkomende waarborgen te bieden (bijvoorbeeld door het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, het aannemen van bindende bedrijfsvoorschriften, enz.).9. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?Krachtens het principe van de beperking van de bewaartermijn van persoonsgegevens mogen de bovenvermelde gegevens slechts worden bewaard gedurende de periode die noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het nagestreefde doel, en dit in functie van de specifiek toepasselijke wetgeving en de verjaringstermijnen van commerciële en persoonlijke schuldvorderingen. Onderstaande bewaartermijnen komen overeen met de bewaartermijnen vermeld in het register van verwerkingsactiviteiten van het kantoor.De bewaartermijnen variëren naargelang de aard van de betrokken documenten, namelijk:

- de klantenfiches van de burgers worden bewaard zolang de burger niet ervoor heeft gekozen van notaris te veranderen, en worden maximaal bewaard gedurende de hele levensduur van de burger om de verstrekking van adviesdiensten mogelijk te maken (overeenkomstig artikel 9 van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt);- de dossiers worden gedurende 20 jaar na hun afsluiting bewaard voor bewijsdoeleinden (overeenkomstig artikel 3.27 van het nieuw Burgerlijk Wetboek);- de minuten worden gedurende 75 jaar na de ondertekening van de akte bewaard en worden vervolgens overgedragen aan het Rijksarchief (overeenkomstig artikel 62 van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt);- de boeken (rekeningen) worden gedurende 10 jaar na de afsluiting van het boekjaar bewaard (overeenkomstig artikel 33 van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt);- de rekeninguittreksels worden gedurende 10 jaar na de afsluiting van het betrokken boekjaar bewaard (overeenkomstig artikel 33 van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt);- de persoonsgegevens bedoeld in de antiwitwaswetgeving worden verwijderd na een bewaartermijn van 10 jaar (overeenkomstig de artikelen 60 en 62, § 1, van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten);- de camerabeelden worden gedurende maximaal één maand bewaard (overeenkomstig artikel 6 van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's);- de persoonsgegevens die worden verwerkt voor het beheer van de website, worden bewaard zolang als nodig is voor het bereiken van het nagestreefde doel;

10. Hoe worden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?Het kantoor neemt de passende technische en organisatorische maatregelen om een aan het risico aangepast beveiligingsniveau te waarborgen. Daarnaast waakt het kantoor erover de veiligheidsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens toe te passen die zijn vastgelegd in de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021.Er worden veiligheidsmaatregelen genomen om het verlies, de vernietiging, de wijziging, de ongeoorloofde openbaarmaking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgegeven, bewaarde of anderszins verwerkte persoonsgegevens te voorkomen.Het notariskantoor waakt er onder meer over dat:

- de toegang tot de lokalen waar gegevensdragers zich bevinden voorbehouden is aan bevoegde personen;- de server-omgeving op passende wijze wordt beveiligd;- de persoonsgegevens op veilige wijze worden bewaard en vernietigd;- een beveiligde toegang tot de gegevens die nodig zijn om het nagestreefde doel te bereiken, wordt verleend aan werknemers en verwerkers;- een procedure voor de kennisgeving van elke inbreuk in verband met persoonsgegevens, van toepassing op alle medewerkers van het kantoor, wordt ingevoerd;- een procedure voor het beheer van de rechten van de betrokkenen, van toepassing op alle medewerkers van het kantoor, wordt ingevoerd;- een informatiebeveiligingsbeleid dat toegankelijk is voor alle medewerkers van het kantoor, wordt ingevoerd;- er een bewustmakingsbeleid inzake de AVG bestaat voor de medewerkers van het kantoor;- technische beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige beveiligingsupdates, worden toegepast.

Deze maatregelen worden regelmatig gecontroleerd en herzien door de bovenvermelde DPO naar aanleiding van een controle.Het kantoor heeft, overeenkomstig artikel 28 van de AVG en artikel 2 van de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021, een verwerkersovereenkomst gesloten met de verschillende verwerkers waarop het een beroep doet.11. Wat zijn uw rechten?Krachtens de AVG beschikt u, als betrokkene bij de verwerking van uw persoonsgegevens door het kantoor, over verschillende rechten.Naargelang de omstandigheden, en onder voorbehoud van de naleving door de verwerkingsverantwoordelijke van zijn wettelijke verplichtingen en de vervulling van zijn taken van algemeen belang, beschikt u dus over de volgende rechten:

- Recht op informatie: u hebt het recht om onder meer te weten welke persoonsgegevens het kantoor over u verwerkt, wat de doeleinden van deze verwerking zijn, hoe lang deze gegevens worden bewaard, enz.;- Recht van inzage: u hebt het recht om de persoonsgegevens die het kantoor over u bewaart en verwerkt, in te kijken en te ontvangen;- Recht op rectificatie: u hebt het recht om de rectificatie te verkrijgen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over u;- Recht op gegevenswissing: u hebt het recht om de vernietiging te vragen van uw persoonsgegevens die door het kantoor worden verwerkt;- Recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld indien u de juistheid van de gegevens betwist;- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u hebt het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en deze aan een derde over te dragen;- Recht van bezwaar: u hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor.

U kunt uw rechten rechtstreeks uitoefenen bij het kantoor per e-mail info@notalex.be of per brief op het adres Kroonlaan 145F, 1050 Brussel, of bij de functionaris voor gegevensbescherming per e-mail info@privanot.be.Tot slot, indien u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd overeenkomstig de AVG, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of via hun website https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).12. Gebruik van cookies?Google Analytics: Via onze website worden cookies geplaatst door de Amerikaanse onderneming Google in het kader van de dienst "Analytics". Wij gebruiken deze dienst om na te gaan hoe bezoekers de website gebruiken en hierover verslagen te verkrijgen. Wij kunnen verplicht worden om toegang tot deze gegevens te verlenen op grond van de geldende wetten en reglementeringen. Wij hebben Google niet toegestaan om de verkregen analytische informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.